Wilt u een afdruk samenvoegen in Outlook?
Door Microsoft Outlook te gebruiken om een mail merge uit te voeren, kunt u snel gepersonaliseerde bulk-e-mails naar een grote mailinglijst sturen.
In dit artikel zal ik u door de procedures leiden voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking in Outlook. Ik zal ook enkele van de nadelen van de Outlook-mail merge-procedure bespreken, evenals de ideale mail merge-strategie voor 2022.
Wat is een mail merge?
Afdruk samenvoegen is een geautomatiseerde procedure die gegevens uit een spreadsheet of databasebestand gebruikt om op maat gemaakte bulk-e-mails te maken.
Een samenvoegbewerking haalt in wezen de informatie voor veel ontvangers uit een bronbestand en voegt deze in uw e-mailsjabloon in.
Waarom zou je gepersonaliseerde e-mails sturen?
Een gepersonaliseerde e-mail lijkt op maat gemaakt voor een bepaalde ontvanger, waardoor deze uniek en relevant aanvoelt. Dit verhoogt uw betrokkenheidspercentage omdat 72 procent van de ontvangers alleen e-mails opent die zijn afgestemd op hun individuele interesses.
Er zijn een paar basisstappen voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking:
- Maak een samenvoegdocument met de hoofdtekst van uw e-mail en bepaalde tijdelijke aanduidingen voor personalisatie (bijvoorbeeld voornaam, achternaam, enzovoort).
- Alle informatie die nodig is om deze tijdelijke aanduidingen te personaliseren, wordt in een spreadsheet of database geplaatst.
- Om een samenvoegbewerking uit te voeren, verbindt u uw e-mailbericht met het spreadsheet- of databasebestand.
- U staat op het punt uw gepersonaliseerde mail merge-campagne te versturen.
Laten we eens kijken hoe u Outlook-berichten voor samenvoegbewerking kunt verzenden, nu we de basis van het samenvoegproces hebben behandeld:
Outlook gebruiken om een samenvoegbewerking uit te voeren
Volg deze stappen om een mail merge uit te voeren in Outlook:
Volg deze stappen om een samenvoegbewerking in Outlook uit te voeren:
- Bereid uw e-mailinhoud voor in Microsoft Word
- Uw Mail Merge-gegevens instellen in Microsoft Excel
- Koppel de mailinglijst aan het e-mailbericht
- Een voorbeeld bekijken en de samenvoegbewerking voltooien
- Stuur de Mail Merge-berichten
Laten we elk van deze stappen eens nader bekijken:
A. Gebruik Microsoft Word om uw e-mailinhoud te maken.
De eerste stap is om de hoofdtekst voor uw e-mail te schrijven.
Om dit te bereiken, moet u uw samenvoegdocument in Microsoft Word samenstellen.
Zo maakt u uw eerste Word-document:
1. Selecteer Leeg document in Microsoft Word.
2. Selecteer in het lint het tabblad Mailings (menubalk).
3. Klik op het tabblad Verzendlijsten op de optie Afdruk samenvoegen starten.
4. Kies in het vervolgkeuzemenu E-mailberichten.
5. Typ de hoofdtekst van uw e-mailbericht in platte tekst.
Laat tijdelijke aanduidingen staan voor elementen van het e-mailbericht die u wilt personaliseren, zoals voornaam, vervaldatum, enzovoort.
Op dit moment zijn er geen tijdelijke aanduidingen vereist.
U hoeft geen tijdelijke aanduidingen te gebruiken wanneer u de hoofdtekst van uw e-mailbericht in MS Word schrijft. In plaats daarvan kunt u de samenvoegvelden later invoegen. Aan de andere kant, door tijdelijke aanduidingen toe te voegen, kunt u erachter komen waar u aan het einde van het proces samenvoegvelden kunt opnemen.
B. Gebruik Microsoft Excel om uw mail merge-gegevens in te stellen
Consolideer de belangrijkste gegevens voor uw lijst met ontvangers voordat u op maat gemaakte bulk-e-mails verstuurt.
Hoe ga je dat doen?
Maak een Excel-spreadsheet met de gegevens die uw mail merge nodig heeft (zoals voornaam, vervaldatum, enzovoort) en stijl deze op de juiste manier.
Om dit te doen:
1. Selecteer Lege werkmap in Microsoft Excel.
2. Maak kolomkoppen voor de informatie die u in het e-mailbericht wilt personaliseren, zoals voornaam, vervaldatum, enzovoort.
3. Voeg uw gegevens toe onder de respectievelijke kolomkoppen.
4. Selecteer Opslaan als op het tabblad Bestand in de linkerbovenhoek van het lint.
5. Geef uw mail merge-gegevensbestand een goede naam en sla het op.
C. Koppel de mailinglijst met het e-mailbericht
U hebt uw mail merge-bericht in Word geschreven en uw personalisatiegegevens verzameld in een Excel-spreadsheet.
Dus wat nu?
Om de samenvoegbewerking uit te voeren, koppelt u uw oorspronkelijke document en het Excel-bestand.
Volg hiervoor deze stappen:
1. Ga in MS Word naar het tabblad Mailings en selecteer "Recipients selecteren".
Selecteer vervolgens Gebruik een bestaande lijst in het vervolgkeuzemenu.
Let op: Dit is een alternatief voor de bestaande lijst.
U kunt een nieuwe lijst maken of bepaalde contactpersonen uit uw Outlook-contactenlijst selecteren in plaats van een bestaande lijst te gebruiken.
Ik raad niet aan om een nieuwe lijst te maken of deze uit de Outlook-map met contactpersonen te kiezen, omdat dit iets ingewikkelder en tijdrovender is. Het is veel gemakkelijker om een Excel-spreadsheet te ontwerpen en deze vervolgens hier aan te sluiten.
2. Zoek en kies uw mail merge-gegevensbestand in de bestandsverkenner van uw computer.
3. Selecteer in het nieuwe dialoogvenster dat verschijnt het blad in uw spreadsheet dat uw gegevens bevat. 'Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen' moet altijd worden aangevinkt. (Het staat aan de linkerkant van de OK-knop.)
Klik vervolgens op OK.
Merk op dat als het Excel-spreadsheet slechts één blad heeft, dat blad wordt gemarkeerd in het dialoogvenster.
Als u bovendien geen kolomkoppen aan uw gegevens in de eerste rij hebt toegevoegd, schakelt u de optie Eerste rij met gegevens met de kopteksten uit. Om de kans op fouten te verkleinen, raad ik echter aan kolomkoppen aan uw spreadsheet toe te voegen.
4. Gebruik de optie Samenvoegveld invoegen om elke tijdelijke aanduiding te selecteren en te vervangen door een overeenkomstige kolomkop uit uw Excel-document.
In het Word-document vervangen we bijvoorbeeld de tijdelijke aanduiding "Voornaam" door het samenvoegveld "Voornaam>>" uit het Excel-spreadsheet.
Zo ziet het eruit nadat je het samenvoegveld hebt toegevoegd:
D. Bekijk en voltooi de Mail Merge
Terwijl uw samenvoegdocument nu voltooid is, moet u altijd een voorbeeld van uw bericht bekijken om te bevestigen dat alles er naar behoren uitziet.
U kunt als volgt zien hoe uw mail merge eruit zal zien:
1. Ga in Word naar het tabblad Mailings en klik op de optie Resultaten bekijken.
2. Tweemaal dat bedrag worden de samenvoegvelden correct weergegeven.
3. Schakel tussen mail merge-records en controleer op fouten in het samenvoegveld door op de pijlen naast Voorbeeld van resultaten te klikken.
4. Selecteer E-mailberichten verzenden in het menu Voltooien en samenvoegen.
5. Selecteer de kolomkop met e-mailadressen voor het veld Aan: in het dialoogvenster dat wordt weergegeven.
6. Typ de onderwerpregel van het bericht, kies "Alle" in het vervolgkeuzemenu Records verzenden en klik op OK.
De mail merge-berichten worden direct toegevoegd aan uw Outlook Outbox zodra u op OK klikt.
In uw gegevensbestand staat een record voor een ontvanger.
Als u geen e-mails naar alle records in uw bestand wilt sturen, voert u respectievelijk de begin- en eindnummers in de velden Van: en Naar in. Voeg deze waarden hier toe, bijvoorbeeld als u records uit rij 30 t/m 75 in uw Excel-blad wilt halen.
Wizard voor Afdruk samenvoegen
Als u problemen ondervindt bij het volgen van deze instructies, kunt u altijd de vervolgkeuzelijst Afdruk samenvoegen starten in de stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen van Word gebruiken. Het leidt u door elk van de voorgaande stappen.
Een makkelijkere optie?
E. Verstuur de berichten vanuit de Mail Merge
Het enige dat u nu nog hoeft te doen, is het versturen van de mail merge-e-mails.
Hier is hoe je het kunt doen:
1. Open Outlook.
2. Selecteer in het linkermenu de map Outbox, waar u de aangepaste mail merge-berichten zult vinden.
3. Selecteer Alle mappen verzenden/ontvangen in het vervolgkeuzemenu Verzenden/ontvangen.
Uw samengevoegde e-mails worden nu naar iedereen op uw lijst met ontvangers verzonden.
Beperkingen van het gebruik van Outlook om afdruk samenvoegingen uit te voeren
Ja, u kunt Outlook E-mail samenvoegen gebruiken om aangepaste e-mailberichten aan duizenden mensen te bezorgen.
Als er één ding is om zo zeker van te zijn, dan is het dat het uitvoeren van samenvoegbewerkingen in Outlook niet eenvoudig is.
Waarom?
Hier zijn enkele nadelen van het uitvoeren van een Outlook-afdruk samenvoegen:
- De Outlook online-app heeft geen functies voor samenvoegen.
- Om samengevoegde e-mails te verzenden, moeten gebruikers schakelen tussen drie verschillende toepassingen (Microsoft Word, Excel en Outlook).
- Om Outlook-afdruk samenvoegen te gebruiken, moet u zich aanmelden voor een Office 365-abonnement (dat begint bij $ 12,50 per gebruiker per maand voor commercieel gebruik) of eigen kopieën van de software gebruiken ($ 249,99 voor één machine).
- Als u een aangepaste onderwerpregel of een gepersonaliseerde Outlook-mail merge-bijlage wilt toevoegen, moet u andere hulpmiddelen of invoegtoepassingen gebruiken.
- Is dit geen nachtmerrie voor iedereen die aangepaste massa-e-mails probeert te verzenden?
Maar maak je geen zorgen.
In plaats daarvan kunt u altijd het hulpprogramma voor het samenvoegen van e-mail van Gmail gebruiken!
Waarom is Gmail beter dan Outlook voor Mail Merge?
Voor mail merges en het verzenden van gepersonaliseerde berichten is Gmail een veel praktischere optie.
Waarom?
Als het gaat om het samenvoegen van mail, zijn hier enkele redenen waarom Gmail superieur is aan Outlook-mail:
1. Gratis
In tegenstelling tot Microsoft's Outlook, dat dure prijsniveaus heeft, is Google Gmail helemaal gratis.
Maak eenvoudig een gratis Google-account aan om toegang te krijgen tot alle uitstekende e-mailservices van Gmail.
2. Geen desktop-app nodig
Houd er rekening mee dat u de webinterface van Outlook niet kunt gebruiken om de mogelijkheden voor samenvoegen te gebruiken. Het is alleen toegankelijk via de Outlook mail desktop-app.
Met Gmail daarentegen kunt u Afdruk samenvoegen rechtstreeks vanuit de webinterface gebruiken.
U hoeft niet te schakelen tussen verschillende desktop-apps om op deze manier een mail merge te voltooien!
3. Een veel efficiënter mailmergeproces
Het is geen geheim dat veel gebruikers de gebruikersinterface en het samenvoegproces van Outlook verwarrend vinden.
Gmail daarentegen heeft een schone en ongecompliceerde gebruikersinterface. Dit maakt het gebruik van het programma, vooral voor grote mail merges, veel gemakkelijker.
Hoe zit het met de functie voor het samenvoegen van e-mail van Gmail?
Is het echt zo moeilijk?
Het is een fluitje van een cent als je GMass gebruikt!
GMass is een krachtige automatiseringstool voor e-mailmarketing die naadloos integreert met Gmail.
Dankzij de verbeterde functies voor het samenvoegen van mail is het een populaire tool geworden onder werknemers van Google, Uber en sociale media-giganten Twitter en LinkedIn.
Kleine bedrijven, startups, solopreneurs en organisaties zoals kerken zullen profiteren van de technologie.
Download eenvoudig de Chrome-extensie en word lid van uw Gmail-account om GMass te gaan gebruiken!
Hoe GMass te gebruiken om een samenvoegbewerking in Gmail te verzenden
U kunt eenvoudig mail merge-campagnes maken met GMass met zowel Excel als Google Spreadsheets.
Om e-mail samen te voegen in GMass, volg je deze stappen:
1. Maak in Google Spreadsheets uw gegevensbestand op door kopnamen toe te voegen aan de eerste rij (zoals Voornaam, Achternaam, E-mail, enzovoort) en gegevens vanaf de tweede rij.
Opmerking: als u gegevens voor meerdere ontvangers opslaat in een Excel-spreadsheet, kunt u deze eenvoudig uploaden naar Google Drive, openen in Google Spreadsheets en het proces herhalen.
Opmerking: Zorg ervoor dat in uw Google Spreadsheets-bestand ten minste één van de kolommen e-mailadressen van ontvangers bevat.
Ga daarna naar uw Gmail-account en ga naar het venster Opstellen.
Vul uw bericht in en klik vervolgens op de GMass-knop in de rechterbovenhoek van het venster.
Maak je geen zorgen over e-mailadressen of tijdelijke aanduidingen voor personalisatie in het veld Aan van je bericht. GMass regelt alles voor je!
Selecteer het Google Spreadsheets-bestand en het bijbehorende blad voor het samenvoegen van e-mail in het dialoogvenster dat wordt weergegeven.
4. Als u klaar bent, klikt u op VERBINDEN MET SPREADSHEET.
Vervolgens zal GMass in het Aan-veld van uw mail merge-bericht automatisch e-mailadressen invoegen.
5. Om het venster GMass-instellingen te openen, klikt u op de naar beneden gerichte pijl naast de GMass-knop. U kunt dan onder andere uw e-mails automatisch personaliseren, plannen en opvolgen.
Om uw e-mail automatisch te personaliseren, gaat u naar de vervolgkeuzelijst Personaliseren en bekijkt u alle kolomkoppen (spreadsheetvelden) in het Google-blad.
7. Om uw e-mails aan te passen, kiest u de juiste kolomkoppen en voegt u ze overal in de berichttekst in als tijdelijke aanduidingen.
8. Wanneer u klaar bent met uw e-mailbericht, klikt u op de GMass-knop om uw aangepaste mail merge-berichten te verzenden.
In tegenstelling tot Outlook, waar het verzenden van gecombineerde e-mails verschillende stappen en verschillende apps vereist, kunt u met GMass met slechts een paar klikken op maat gemaakte massa-e-mails rechtstreeks vanuit Gmail verzenden!
Voor meer informatie over samenvoegbewerkingen, zie mijn artikelen over:
- Maak met Gmail een samenvoegbewerking met Microsoft Excel.
- Maak met Gmail een samenvoegbewerking met Google Spreadsheets.
Dat is echter niet alles.
U kunt hetzelfde ook doen met GMass:
1. Personaliseer alinea's, afbeeldingen, koppelingen, bestanden en meer om volledig gepersonaliseerde e-mails op schaal te verzenden.
2. Om de betrokkenheid van de ontvanger te vergroten, kunt u mail merge-e-mailcampagnes plannen om op het juiste moment uit te gaan.
3. Controleer campagnerapporten in uw Gmail-inbox om te zien hoe goed uw mail merge-e-mails presteren.
4. Verhoog uw responspercentage door automatische follow-up e-mails te sturen.
5. Sla e-mails op als sjablonen zodat u ze in de toekomst opnieuw kunt gebruiken.
6. Gebruik de GMass-add-on voor Gmail om toegang te krijgen tot de e-mailmarketingservices van GMass vanaf Android-apparaten.
laatste gedachten
Als u Outlook gebruikt om een samenvoegbewerking uit te voeren, kunt u snel op maat gemaakte massa-e-mails verzenden.
Om op deze manier een samenvoegbewerking uit te voeren, moet u echter drie verschillende Microsoft-toepassingen gebruiken: Word, Excel en Outlook. Neem bij problemen contact op met onze Outlook Bellen nederland.